如何设置邮箱发信模板

一份设计得好的邮件，就像是一张精美的海报，全局浑然一体，文字图片搭配错落有致，文本各层次结构清晰，有重点有主次。所以邮件内容，邮件模板的编辑就非常重要。在邮件群发中，如何通过平台编辑一封精美的邮件，如何更好的使用平台中的免费模板等技巧就很关键，学会编辑和利用邮件模板会事半功倍，对于提升工作效率非常有助益，今天小编就为大家分享下优质邮件模板有什么特点。

第一、简单直接的诉求

简单明了直接告知给用户其目的，不要故弄玄虚玩噱头。比方说“大惊喜在后面等着你哦”、“文末透露一个小秘密”诸如此类夸张噱头，很容易招致反感;不如实在告诉消费者，我们正在进行一项什么活动，有几折优惠;或者说服对方参与互动的重要性，以及邮件给对方带去的收益和价值。

第二、精炼的邮件主题

邮件主题是用户未打开邮件看到的内容，直接决定了用户是否有兴趣打开该封邮件，所有邮件主题一定要：A. 主题简洁精炼；B. 避免使用惊叹号，问号等标点符号以及其他特殊符号，如五角星；C. 避免敏感词汇，rushmail邮件平台帮助文档汇集了重点的敏感词汇，方便企业对照。

第三、合理使用变量

变量在邮件中是非常好用的功能，变量可以让每封邮件都有不同的地方，让邮件变得个性化。在Rushmail邮件群发平台中是支持十种不同种类的自定义变量。只需要在上传邮箱地址的时候，把需要的变量内容连同邮箱地址一并上传，比如称呼的变量，然后在邮件正文中就可以插入对应的变量代码。这样对方收到后 就是和邮箱地址一一对应的。比如“您好：张三 ”“您好：李四”就是跟邮箱地址对应。会让收件人感觉更友好。

第四、邮件内容的编辑

最重要的内容，消费者最关心的问题，最想要客户了解道德信息比如你的商品、服务最具有比较优势和显著特色的地方，你的活动最打动人心之处等等，都是要开门见山摆在最前面，随后再一一分说。而且在编辑正文时候要注意：A.文字少而精，言简意赅，图片起恰当的点缀作用，慎用大图，注意图片在不同浏览器尤其是手机等移动端的显示效果；图片可起分开层次和区域的画龙点睛作用；B. 文本格式：电子邮件文本格式不宜太花俏；过多使用加大加粗字体、颜色鲜艳的文字都会提高邮件进入垃圾箱的可能性；C. 标点符号：不要热情过度，谨慎使用惊叹号；D.注意不要使用一些敏感词：如“买即送现金或100％免费”，或大量使用“机会”、“点击此处”等，会增加邮件进入垃圾箱的可能；E.超链接：超链接不宜太长，而且不要包含空格。

电子邮件格式范文

3.填写了发货通知后通知买家当前状况（订单号，发货单号，运输方式和发货日期）。

你好，xxx，

我们很高兴告诉您我们已经下达了您的订单！您可以使用以下跟踪编号跟踪其进度：xxxxxx。

您也可以在以下位置自己跟踪订单的交付情况：。您的订单通常需要30天左右的时间，但是由于这是购物旺季，物流公司非常忙，有些订单可能会花很长时间才能到达。

如果您有任何疑问或问题，请直接与我们联系以寻求帮助。

4.超过5天尚未更新物流信息，让买家再等待。

亲爱的xxx，

众所周知，这是购物旺季中最繁忙的部分，物流公司正以最大的产能运转。

您的收货信息尚未更新，但请放心-我们会在更新可用后立即通知您。

感谢您的耐心等待！

电子邮件的格式怎么写

商务电子邮件格式

一、关于主题

1. 一定不要空白标题。

2. 标题要简短，不要让outlook用….才能显示完标题。

3. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然，又便于留存。时间可以不用注明，一般邮箱会自动生成，写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。

5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多宗事情，以便于日后整理。 6. 可适当用使用大写字母字符（如“* ！”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，

特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE一大串。

8. 最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前

忘记检查主题。

二、关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。

2. 邮件的开头要称呼收件人。在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

关于格式，称呼是第一行顶格写。 3. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个HI, 中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两个写。

结尾常见的写个Best Regards,中文的写个“祝您顺利”之类的。若是尊长应使用“此致敬礼”。 注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或者换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

三、正文

1. Email正文要简明扼要，行文通顺。

若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名称是必须

通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简明扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。

Email正文应简明扼要的说清楚事情，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件。

2. 注意Email的论述语气

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

2014年执业医师资格考试 医学综合笔试 临床执业医师 口腔执业医师 中医执业医师

尊重对方，请、谢谢之类的语气要经常出现。

3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短干练。

4. 一次邮件交待完整信息

最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表加以阐述。

四、附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。

2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。 3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。

五、语言的选择和汉字编码

1. 只要必要的时候才使用英文邮件。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文，准确表达邮件中涉及的问题。 4. 选择便于阅读的字号和字体。

中文用宋体或者新宋体，英文就用Verdana 或者 Arial字型，字号用五号或10号字即可。 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不要用背景信纸，特别对公务邮件。

六、结尾签名

1. 签名信息不宜过多。

电子邮件消息末尾加上签名是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但不宜行数过多， 一般不超过4行。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，字号一般应选择比正文字体小一些。

七、回复技巧

1. 及时回复Email

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的， 这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。

对每一封邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应

该及时的回复收到，说明正在处理。

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2. 进行针对性回复

当答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。

3. 回复不得少于10个字

4. 不要就同一问题多次回复讨论

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时

应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过长不可阅读。此时应立即对之前的讨论的结果进行小结，删减不必要的内容，突出有用信息。

5. 要区分Reply和Reply All （区分单独回复和回复全体）

如果只需要一个人知道的事情只需单独回复。 如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该reply all, 让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情。

如果你对发件人提出的问题不清楚，或者有不同的意见，应该与发件人单独沟通，讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

点击“回复全部”之前，要再三确定。

6. 主动控制邮件的来往

为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中制定部分收件人给出回复，或在文末添上以下

语句：“全部办妥”、“无须行动”、“仅供参考，无需回复”。

八、正确使用发送、抄送、密送。要区分TO和CC 还有BCC（区分收件人、抄送人、密

送人）

1. TO的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。

2. 而CC的人则只是需要知道这件事情，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回复。

3. 而BCC是密送，即收件人不知道BCC为何人。用在特殊情况。

4. TO,CC中的各个收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门、按等级从高到低或从低

到高都可以。 5. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 6. 转发邮件要突出信息