使用邮箱时,要留意邮箱的登录地址,进入设置中心可查看邮箱登录地址,有异常地址及时找官方售后处理。TOM企业邮箱购买能送域名,自定义定制的邮箱后缀更专业,用公司名字更好。而且企业邮箱主账号和子账号都是无限容量,超大附件能加密发送,进一步提升了邮件信息安全性。
企业邮箱中TOM企业邮箱是无限容量,注册的管理邮箱和子账号邮箱都是无限容量,具体注册流程如下:
第一步:进入到邮箱官网
第二步:点击线上开通,就能去到注册页了,也可以在页面中了解下邮箱功能,如下
第三步:写好要注册邮箱的信息,付款后就可以开通,开3年用6年,如果没有域名,可另外定制的
随着企业信息化的不断发展,企业发展越来越需要企业邮箱,企业邮箱的存在不只是为了方便员工之间的交流,对外也是维护企业形象的一种方式,还可以保留一切工作沟通的重要信息,避免了因员工离职就无法知道原来的工作记录。
工作中,邮件是员工之间的正式沟通工具,非正式场合一般都会使用微信,相比于邮箱更加随意和便捷。工作中很多情况下建议还是使用邮件为好,如何正确使用邮件,避免因邮件沟通造成的一些问题,提高我们的工作效率。从以下几点来解析邮件的规范使用:
一、收件人、抄送人:
1、收件人,是必须要看和处理的人,并给予发件人反馈;
2、抄送人,是知晓者,不需要对这封邮件进行回复。
二、邮件格式:
1、称呼,对待不同的人要有不同的称呼,要做到尊敬、礼貌,工作邮件中尽量不要有太随便的称呼和用词,要正式规范;
2、落款,一般工作邮件中都会设置好自己的签名,包含自己的姓名、部门、联系方式,都会显示在邮件最下方,以方便收件人可以了解并可以随时联系到收件人。
三、邮件名称:
1、邮件名称要简明扼要,让收件人一目了然,知晓事情原委;
2、如果是非常紧急的状态可在邮件名称前面加感叹号,这样收到的人就会优先处理。
四、邮件正文:
1、正文主要是描述事件始末,用词要正式,不要使用口头用语,尽量条理清晰,简明扼要,核心意思明确;
2、标点符号的使用上,少用感叹号,尤其是连用几个感叹号,会给人压迫感,感叹号是加重语气的,加强事件紧急性的,一般情况下慎用。
五、发送邮件的目的:
1、向上级汇报工作进度的,需要有几个信息:事情本身、涉及到的人员、时间点以及进度,最后这件事情达到什么样的效果,或者是造成什么样的影响;
2、向上级询问某件工作的解决办法,除了描述清楚事情原委外,对于问题,需要自己先想好多个解决办法,再寻求领导的意见,而不是把问题直接抛给领导来做决定;
3、需要其他同事协助并给予反馈的,需更加谨慎,言语中尽量避免指责对方,或者推脱责任,要用中立的态度描述始末,不能给对方留下把柄。需要得到反馈的,在邮件中要表明应反馈的时间节点,这样收件人也可以根据时间来给你反馈,避免了无限期的等下去;
4、对于非总结性邮件,都需要后续追踪事件发展的进度,及时的在每个节点,或者在某个进度完成后再追封邮件来向所有人说明,这样做事才是有始有终。
六、邮件归档:
1、对于垃圾邮件或者无用邮件可定期删除,释放邮件内存,方便查找;
2、工作时间越久,会累计很多邮件,可以在收件箱里按照不同的工作性质,将邮件进行分类整理,使用不同的文件夹进行归纳,有利于事后查找。
掌握了使用工作邮件的技巧,我们就可以在工作中减少很多无效沟通,更好地做到权责分明,也避免了同事之间的个别纠缠,事半功倍。
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